¿Como Realizar Reuniones Exitosas?

¿Como Realizar Reuniones Exitosas?

Queridos lectores ¿A quién?, no le ha pasado que en sus Escuelas, oficina e institución en la que trabajamos. Generalmente los lunes, el jefe o coordinador de Depto. reúne al personal, para coordinar temas referentes a la planificación semanal y temáticas informativas (Concejos de Profesores). Dicha reunión, lamentablemente se transforma en un espacio tedioso e interminable. Los Psicólogos laborales, señalan que las reuniones, muy extensas son menos productivas y eficaces de lo que debiesen. Estoy seguro de que todos hemos experimentado en más de una ocasión, participar de una reunión que se alarga durante horas y, cuando sales, no solo has dejado de hacer un montón de tareas pendientes, sino que, además, no has sacado ninguna conclusión de todo lo que se acaba de hablar, ósea la reunión tuvo cero impacto. Siendo el único resultado concreto, todos los funcionarios sale con la impresión de haber perdido el tiempo.

Por ello, resulta necesario generar un cambio de paradigma en la percepción que se tiene de estos espacios de trabajo, que son vitales para la comunicación de las organizaciones y replantearnos lo que significa sentarse con los pares a debatir con respeto, aquellos asuntos que diariamente son de manera informal y que, por ende, quedan inconclusos, transformándose en rumores de pasillos.

Las reuniones de trabajo deben cumplir el objetivo para lo que fueron hechas: Informar al equipo de trabajo de lo que está ocurriendo en la organización y las acciones que se piensan concretar para revertir situaciones adversas y con ello poder cumplir las metas establecidas. Pero como lo señalábamos anteriormente, en muchas ocasiones, acaban convirtiéndose en una molestia tanto para quien la jefatura, como para quienes debieron asistir, afectando el clima laboral por un agotamiento y carencia de liderazgo. En esta columna entregaremos algunas directrices que te ayudarán a que tus reuniones sean productivas:

El Tiempo, generalmente es frecuente que las reuniones superen el plazo de tiempo que se había establecido, incluso a veces volviéndose interminables. Los expertos en neurociencias recomiendan que una reunión no exceda 1 hora. Entre los 30 y los 60 minutos es el tiempo que podemos conservar un alto nivel de concentración y de participación. Pasando este tiempo los oyentes pierden la capacidad de concentración. Si has previsto una reunión de 30 minutos, respeta los tiempos. Si prevés que pueda durar más de 1 hora, hay que considerar realizar una pequeña pausa. Con el objetivo de oxigenarnos.

Continuando con el factor tiempo, también es importante señalar establecer un tiempo para las preguntas y respuestas de los asistentes. Hay muchos puntos que se tocan en una reunión que necesitarán algunas aclaraciones. Los expertos sugieren fijar un espacio de tiempo para preguntas y respuestas, sugiero implementar un reloj de arena, para cada intervención. (con un tiempo máximo de dos minutos). Las preguntas deben ser plasmadas en el momento, después de cada punto que se toque, no al final de la reunión, para que los participantes resuelvan las dudas que hayan podido surgirles in situ.

En tercer lugar, es clave definir las metas a trabajar, se sugiere dar a conocer dichas metas y temas a trabajar en la reunión con anterioridad, vía correo electrónico, para crear una estructura de trabajo para la reunión. Con ello se busca establecer que los participantes estén previamente informados y con ello hacer las reuniones más productivas.

Al final, señalo con énfasis, es una característica que toda reunión de trabajo debe tener: una meta y objetivo. Es función del líder o jefatura asegúrese de que todos los participantes entienden los objetivos de por qué estamos reunidos.

Como cuarto punto, la jefatura o encargado, debe ser dueño de la reunión, el buen líder, se encuentra empoderado de los temas de la reunión y la mantiene en movimiento. Las buenas reuniones son producto de un buen liderazgo. Debemos colocarnos a cargo y dirigir la reunión para mantener la conversación oportuna, útil y relevante. El jefe esta encargado de la reunión, la cual debe respetar el tiempo, de los participantes, asegurándoles que todos puedan participar e intervenir cuando sea necesario. Mantenerse en el tema para cual fue prevista la reunión es la clave y respetar los horarios establecidos. Si las opinones de los colegas, se sale del carril, la Jefatura deberá reenfoca al grupo diciendo algo como: ‘Interesante, pero no creo que estemos avanzando en nuestros objetivos con eso. He de recordar que hay personas que solamente por su gran ego, desean hablar.

Por último, el humor es un factor fundamental en las reuniones de trabajo debe ser una instancia de discusión activa y amigable y no solo un espacio de funcionarios aburridos, molestos y desmotivados, siempre es importante implementar una cuota de humor, para romper estructuras. Un buen líder, debe manejar las reuniones con una pequeña cuota de humor que distienda el ambiente, se sugiere saludar a los colegas que se encuentran de cumpleaños, santos y el mas importante conmemorar cuando el funcionario ingreso al servicio (Cumple años laboral). Una buena jefatura que lidera la reunión sabe identificar cuándo la audiencia necesita relajarse un poco, distenderse, concentrarse, cuando se sienten incómodos, y cuándo es el momento de hacer un alto para un café o pasar a los servicios higiénicos, nos señalan los expertos de L.V.R Consultores. Para ello, señalamos, es bueno que el moderador de la reunión sea algo histriónico, ya que una persona que tiene desplante y una voz fuerte, que gesticula, tiende a captar mejor la atención de la gente, versus una persona plana, que solo se limita a leer en voz alta. El expositor y líder de la reunión podrá equivocarse, pero debe divertirse, sentirse cómodo en el contexto de lo discutido, pero sin perder el enfoque en los avances y resolución de las metas establecidas.

Es difícil poder mencionar todas las recomendaciones para construir reuniones exitosas solamente en una columna.  Continuare con esta temática la próxima semana mis queridos lectores. Pero antes de despedirnos. No olvidar, que no hay nada, que más pueda enojar a un funcionario, que haber pasado un montón de rato en una reunión, para que luego, No se lleve nada, ningún producto de lo que allí se ha tratado. Es totalmente desmotivador y contra productivo. Si a lo largo de la reunión, se han acordado una serie de acciones y después no se llevaron a cabo. Recomiendo preguntarnos al inicio de la reunión ¿Cómo llegue a la reunión? Y cuando la reunión finalice platearme la pregunta ¿Que me llevo de la reunión? Si la respuesta es nada, significa que la reunión, no fue productiva.

 

Publicación Diario El Trabajo 2019

 

Ph.D(c) Miguel Angel Rojas Pizarro.

Psicólogo  

Profesor de Historia y Cs. Políticas.

@marojas007

 

 

 

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